Posts Tagged 'productividad'

Aprende a leer rápido

Una gran parte de nuestro tiempo productivo lo pasamos leyendo todo tipo de material escrito: informes, libros técnicos, blogs, periódicos, revistas, etc. También nos gustaría pasar más tiempo leyendo por puro ocio, para aprender o simplemente para conocer un poco mejor los grandes clásicos. El problema es que no es fácil sacar tiempo para todo eso.

La mayoría de la gente culta lee, en promedio, a una velocidad de entre 200 y 300 palabras por minuto (ppm). Aunque eso te parezca suficiente, los expertos dicen que cualquier persona pueden doblar su velocidad de lectura en muy poco tiempo con los ejercicios adecuados, y con la práctica llegar a velocidades superiores a 1.000 ppm. ¿Sorprendido? ¡Imagina lo que sería aumentar tu productividad entre un 300% y un 500% cuando lees! No más excusas para no leer buena literatura y todos los blogs que te gustan.

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Revisa tu sistema GTD adecuadamente

Uno de los puntos críticos a la hora de implementar GTD es recopilar todo, absolutamente TODO. Si dejas algo fuera del sistema nunca llegarás a estar realmente relajado, tendrás que seguir recordando cosas, y finalmente dejarás de confiar en el sistema y lo abandonarás.

Pero una recopilación perfecta no es suficiente. Si has intentado aplicar GTD alguna vez, te habrás dado cuenta de que todo el sistema tiende a degradarse muy rápidamente. Enseguida aparecen siguientes acciones que ya has completado hace días, citas desactualizadas, etc. Si la información que aparece en tu sistema no es confiable, de nuevo tendrás la tentación de abandonarlo.

La clave para trabajar con GTD de manera relajada es realizar la revisión del sistema de una manera adecuada y consistente. A continuación te propongo un sencillo método para mantener tu sistema GTD confiable y bajo control.

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Simplifica la gestión de tus proyectos GTD

Según David Allen, todas las tareas que supongan realizar más de una acción deben ser registradas en tu sistema GTD como proyectos. En general esta es una buena solución para enfocarnos en la verdadera acción que tenemos que llevar a cabo. El problema es que muchos de esos proyectos son efímeros, aparecen y desaparecen en cuestión de horas, o en un día como mucho.

¿Vale la pena la sobrecarga de trabajo de tener que registrar el proyecto, pensar en el resultado deseado, y añadir y eliminar siguientes acciones, todo ello en el plazo de unas cuantas horas? Obviamente no. Imagina todo ese trabajo multiplicado por la cantidad de proyectos breves que seguramente manejarás.

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Mantén siempre limpio tu correo electrónico

Uno de los principios de GTD es recopilar y procesar todos las cosas pendientes con la suficiente regularidad, generalmente una vez al día, o incluso más, según los casos. El correo electrónico es una herramienta genial porque te permite recopilar cosas automáticamente, pero si no realizas un buen procesamiento del mismo pronto se convierte en un sistema inmanejable y que opera en contra de tu productividad.

Es posible que tengas acumulados cientos, o hasta miles de correos en tu bandeja de entrada, muchos de ellos desde hace meses o años, otros sin leer y que no leerás nunca, pero que conservas por si acaso. Esta situación genera sensación de descontrol y, por ende, estrés. La única solución realmente efectiva que conozco es dejar la bandeja de correo vacía cada vez que te pongas a procesarla.

A continuación te propongo algunos trucos que puedes utilizar a la hora de procesar tu correo electrónico, consiguiendo una experiencia placentera y libre de estrés.

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Reduce tu archivo de papel

Todos tenemos necesidad de mantener documentos para referencia futura. Contratos, reportes, cartas, facturas, recibos… Salvo unas pocas excepciones, casi todos ellos podrían mantenerse en formato digital. La cuestión es, ¿por qué reducir (o incluso eliminar) el archivo de papel, y mantener en su lugar un archivo digital? Principalmente porque archivar y buscar papeles es mucho menos efectivo que hacerlo en el ordenador.

Pero ese no es el único motivo. A continuación ofrezco algunos otros motivos por los que deberías reducir tu archivo de papel, y te propongo algunas cosas que yo hago para conseguirlo.

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Organízate con eficacia con GTD

Como dice David Allen, lo que genera la mayor parte del estrés diario no es la cantidad de trabajo que tenemos que hacer, sino no saber lo que estamos dejando sin hacer. Si quieres ser eficaz es necesario que utilices algún método que te permita organizar el trabajo teniendo en cuenta este principio. Y eso es precisamente lo que hace “Getting Things Done” (GTD), un método de productividad personal desarrollado por el propio David Allen.

El método de Allen ha cobrado cierta popularidad en los últimos años, en parte debido a su sencillez, pero sobre todo debido a su enfoque abajo-arriba, contrario al enfoque arriba-abajo típico de otros métodos. Es decir, es un método que te ayuda a controlar primero el día a día (abajo), que es lo que normalmente te genera más estrés, y luego te ayuda a enfocarte en la planificación de tus objetivos a largo plazo (arriba), que son los que deben regir los proyectos y tareas que emprenderás a corto plazo.

Este método es descrito por Allen en un libro titulado “Getting Things Done”, traducido al español como “Organízate con eficacia”. Para llevar a la práctica GTD deberás considerar 5 procesos que tendrás que realizar de forma constante:

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Aprovecha el cambio de horario para levantarte temprano

Ayer hablé de cómo desarrollar el hábito de levantarse temprano todos los días, y así poder generar tiempo para hacer las cosas que realmente te importan. Aprender un nuevo idioma, practicar piano, salir a correr o al gimnasio, escribir en tu blog, …

Este fin de semana se presenta una ocasión de oro para empezar a levantarte temprano sin necesidad de cambiar la alarma del despartador. Una ocasión que sólo se da una vez al año. Aprovechando que la noche del sábado al domingo se atrasa el reloj 1 hora en muchos países (incluidos España y México, donde vivo actualmente), puedes empezar a levantarte 1 hora antes sin ningún esfuerzo 😀

Imagina todo lo que puedes hacer al cabo de una semana con esa hora extra. ¿A qué esperas? !Nunca te lo habían puesto tan fácil!