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Revisa tu sistema GTD adecuadamente

Uno de los puntos críticos a la hora de implementar GTD es recopilar todo, absolutamente TODO. Si dejas algo fuera del sistema nunca llegarás a estar realmente relajado, tendrás que seguir recordando cosas, y finalmente dejarás de confiar en el sistema y lo abandonarás.

Pero una recopilación perfecta no es suficiente. Si has intentado aplicar GTD alguna vez, te habrás dado cuenta de que todo el sistema tiende a degradarse muy rápidamente. Enseguida aparecen siguientes acciones que ya has completado hace días, citas desactualizadas, etc. Si la información que aparece en tu sistema no es confiable, de nuevo tendrás la tentación de abandonarlo.

La clave para trabajar con GTD de manera relajada es realizar la revisión del sistema de una manera adecuada y consistente. A continuación te propongo un sencillo método para mantener tu sistema GTD confiable y bajo control.

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Encuesta: Con qué frecuencia cambias tus herramientas GTD

Uno de los mayores peligros a la hora de implementar GTD es caer en la trampa de las herramientas. Por mucho que nos digan que no importa las herramientas que utilicemos, que lo importante es hacer, la verdad es que es difícil resistirse a la tentación de probar cosas nuevas.

Por eso me gustaría que respondieras a esta encuesta y nos dijeras cada cuánto tiempo cambias las herramientas que utilizas con tu sistema GTD.

Crea tus propios calendarios compactos

Si te gustaron los calendarios compactos de El Canasto, estoy seguro de que te va a encantar esta herramienta. Se trata del sitio de Yoshiomi Kurisu, donde podrás encontrar un formulario en línea muy sencillo para generar tus propios calendarios compactos al estilo de El Canasto.

Para generar tu calendario sólo tienes que indicar las fechas de inicio y fin, la lista de días festivos en formato internacional separados por comas y el tipo de semana que quieres, es decir, que empiece en domingo o en lunes. El resultado lo podrás imprimir, o guardarlo en un archivo con formato PDF.

Generar tu propio calendario compacto te da varias ventajas:

  • Puedes tener el calendario de un período que no coincida con el año natural, por ejemplo, el tiempo que dura un proyecto, un cuatrimestre determinado, el calendario fiscal (si tu empresa no se rige por el normal de enero a diciembre), etc.
  • Puedes resaltar otras fechas que no sean festivos, como los cumpleaños o los días que estarás de vacaciones, tan sólo añadiéndolas a la lista de días festivos separados por comas.
  • Puedes generar calendarios para distintos países de forma muy sencilla, gracias a la opción de cargar los días festivos desde Google Calendar.

 

¿Utilizas los calendarios compactos para tu trabajo diario? ¿Te parece interesante este recurso? Déjanos tus impresiones en un comentario.

[Via Lifehacker]

Simplifica la gestión de tus proyectos GTD

Según David Allen, todas las tareas que supongan realizar más de una acción deben ser registradas en tu sistema GTD como proyectos. En general esta es una buena solución para enfocarnos en la verdadera acción que tenemos que llevar a cabo. El problema es que muchos de esos proyectos son efímeros, aparecen y desaparecen en cuestión de horas, o en un día como mucho.

¿Vale la pena la sobrecarga de trabajo de tener que registrar el proyecto, pensar en el resultado deseado, y añadir y eliminar siguientes acciones, todo ello en el plazo de unas cuantas horas? Obviamente no. Imagina todo ese trabajo multiplicado por la cantidad de proyectos breves que seguramente manejarás.

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Refuerza tus primeros pasos con GTD

Anteriormente hablé de cómo organizarte con eficacia con GTD, método de productividad personal basado en el libro “Getting Things Done” de David Allen, traducido al español como “Organízate con eficacia”. Sin embargo, implementar GTD es más fácil de decir que de hacer. Como todo nuevo hábito, todos los recursos parecen pocos cuando se estás tratando de desarrollarlo.

Con el fin de ayudarte a empezar y no olvidar lo importante de GTD, te propongo estos 3 diagramas que resumen el sistema completo de un sólo vistazo, para que elijas el que más te guste y lo tengas siempre presente.

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Mantén siempre limpio tu correo electrónico

Uno de los principios de GTD es recopilar y procesar todos las cosas pendientes con la suficiente regularidad, generalmente una vez al día, o incluso más, según los casos. El correo electrónico es una herramienta genial porque te permite recopilar cosas automáticamente, pero si no realizas un buen procesamiento del mismo pronto se convierte en un sistema inmanejable y que opera en contra de tu productividad.

Es posible que tengas acumulados cientos, o hasta miles de correos en tu bandeja de entrada, muchos de ellos desde hace meses o años, otros sin leer y que no leerás nunca, pero que conservas por si acaso. Esta situación genera sensación de descontrol y, por ende, estrés. La única solución realmente efectiva que conozco es dejar la bandeja de correo vacía cada vez que te pongas a procesarla.

A continuación te propongo algunos trucos que puedes utilizar a la hora de procesar tu correo electrónico, consiguiendo una experiencia placentera y libre de estrés.

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Organízate con eficacia con GTD

Como dice David Allen, lo que genera la mayor parte del estrés diario no es la cantidad de trabajo que tenemos que hacer, sino no saber lo que estamos dejando sin hacer. Si quieres ser eficaz es necesario que utilices algún método que te permita organizar el trabajo teniendo en cuenta este principio. Y eso es precisamente lo que hace “Getting Things Done” (GTD), un método de productividad personal desarrollado por el propio David Allen.

El método de Allen ha cobrado cierta popularidad en los últimos años, en parte debido a su sencillez, pero sobre todo debido a su enfoque abajo-arriba, contrario al enfoque arriba-abajo típico de otros métodos. Es decir, es un método que te ayuda a controlar primero el día a día (abajo), que es lo que normalmente te genera más estrés, y luego te ayuda a enfocarte en la planificación de tus objetivos a largo plazo (arriba), que son los que deben regir los proyectos y tareas que emprenderás a corto plazo.

Este método es descrito por Allen en un libro titulado “Getting Things Done”, traducido al español como “Organízate con eficacia”. Para llevar a la práctica GTD deberás considerar 5 procesos que tendrás que realizar de forma constante:

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