Revisa tu sistema GTD adecuadamente

Uno de los puntos críticos a la hora de implementar GTD es recopilar todo, absolutamente TODO. Si dejas algo fuera del sistema nunca llegarás a estar realmente relajado, tendrás que seguir recordando cosas, y finalmente dejarás de confiar en el sistema y lo abandonarás.

Pero una recopilación perfecta no es suficiente. Si has intentado aplicar GTD alguna vez, te habrás dado cuenta de que todo el sistema tiende a degradarse muy rápidamente. Enseguida aparecen siguientes acciones que ya has completado hace días, citas desactualizadas, etc. Si la información que aparece en tu sistema no es confiable, de nuevo tendrás la tentación de abandonarlo.

La clave para trabajar con GTD de manera relajada es realizar la revisión del sistema de una manera adecuada y consistente. A continuación te propongo un sencillo método para mantener tu sistema GTD confiable y bajo control.

Revisa tus siguientes acciones diariamente. Las listas de siguientes acciones seguramente son la parte de tu sistema GTD que más cambios sufre constantemente. Para evitar perder el control, idealmente deberías mantenerlas actualizadas casi en tiempo real. Sin embargo, hay muchos días en los que apenas tienes tiempo de mirar tu sistema. Por eso, es un buen hábito reservar 10 minutos al final de tu día para revisar las listas, elimina las siguientes acciones completadas, y añadir las siguientes acciones de los proyectos que tengas en marcha. Aprovecha el momento para realizar también un vaciado completo de todas tus bandejas de entrada (correo, bandejas físicas, buzones de voz, etc.), y añadir los nuevos proyectos y acciones que sean convenientes.

Revisa tus proyectos semanalmente. La rutina de revisión semanal de GTD es bastante exhaustiva, y muchos se quejan de que es muy difícil llevarla a cabo tal cual la describe David Allen. La verdad es que si realizas una revisión de tus siguientes acciones y procesas tus bandejas de entrada todos los días, la revisión semanal se simplifica mucho. Prácticamente se reduce a 1) asegurarte de que todos los proyectos tienen al menos una siguiente acción asociada, 2) eliminar o archivar los que ya estén concluidos y, 3) revisar lo que tienes en tu lista “Algún día/Tal vez” para ver si procede “despertar” algo pasándolo a la lista de proyectos o siguientes acciones.

Revisa tus objetivos y planes mensualmente. Una vez al mes revisa tus objetivos personales y profesionales, comprueba qué proyectos y/o acciones tienes en tu sistema para hacerlos avanzar, y añade nuevos proyectos si lo crees necesario.

Revisa tu visión sistemáticamente. También será necesario algún tipo de revisión a más largo plazo de tu visión de las cosas. En la terminología de Allen, esta sería la revisión a mayor altura. Todos tus objetivos deberían ser el fruto de tu visión a largo plazo sobre tí mismo y lo que te rodea. Por ejemplo, tener un aspecto físico saludable (visión u objetivo a largo plazo), te llevará a querer bajar de peso o convertirte en vegetariano (objetivos), y de ahí a hacer ejercicio regularmente o eliminar la carne de tu dieta (proyectos). 

Cada cierto tiempo (3 meses, 6 meses, una vez al año, según tus necesidades), revisa tu visión, y asegúrate de que tienes en marcha objetivos y proyectos que concuerdan con tus valores y lo que quieres conseguir en tu vida a largo plazo.
 

¿Cómo revisas tu sistema GTD? ¿Qué revisas y con qué frecuencia? Deja un comentario y cuéntanos tus trucos.

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2 Responses to “Revisa tu sistema GTD adecuadamente”


  1. 1 Jose Miguel Bolivar noviembre 7, 2008 en 4:05 am

    Yo sólo hago la revisión semanal, aunque es cierto que en profundidad.
    Llevo un par de años utilizando GTD y hasta ahora no he echado en falta la revisión mensual.

    JM

  2. 2 Jero Sánchez noviembre 7, 2008 en 6:11 am

    @JM:

    Por lo que comentas, creo que en realidad sí haces las 4 revisiones, excepto que las haces todas las semanas. Lo cual es aún mejor, por supuesto.

    Los plazos que propongo son plazos máximos, es decir, que por ejemplo, no debería pasar más de un mes sin que analizaras tus planes y objetivos. Pero si eres capaz de hacer todas las revisiones cada semana, ¡genial!

    Como siempre, gracias por comentar y darme la oportunidad de aclarar mi punto de vista 🙂


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