Simplifica la gestión de tus proyectos GTD

Según David Allen, todas las tareas que supongan realizar más de una acción deben ser registradas en tu sistema GTD como proyectos. En general esta es una buena solución para enfocarnos en la verdadera acción que tenemos que llevar a cabo. El problema es que muchos de esos proyectos son efímeros, aparecen y desaparecen en cuestión de horas, o en un día como mucho.

¿Vale la pena la sobrecarga de trabajo de tener que registrar el proyecto, pensar en el resultado deseado, y añadir y eliminar siguientes acciones, todo ello en el plazo de unas cuantas horas? Obviamente no. Imagina todo ese trabajo multiplicado por la cantidad de proyectos breves que seguramente manejarás.

El problema

Todos los días recibo solicitudes que requieren de más de una acción para ser completadas. Aplicando GTD, técnicamente se trata de proyectos: tengo que realizar una o varias peticiones, esperar a recibir las respuestas, revisarlas, obtener el visto bueno de alguien y, finalmente, entregar el resultado. El ciclo completo puede durar desde un par de horas hasta todo el día y parte del siguiente. Utilizar GTD en estado puro con proyectos como estos es como cazar hormigas a cañonazos. El problema es que aunque estos proyectos son sencillos y recurrentes, de todos modos debo mantener algún tipo de control.

Mi solución

Pues bien, yo he llegado a una solución intermedia que reduce notablemente mi sobrecarga de trabajo. En lugar de crear el proyecto, simplemente creo la primera acción en la lista de siguientes acciones que corresponda, y nada más que eso. Cuando llega el momento, comienzo a trabajar con la tarea y no me detengo hasta que delego alguna otra acción. En ese momento modifico la descripción de la siguiente acción y la paso a @Waiting. Cuando recibo la respuesta, repito el proceso las veces que sea necesario hasta que finalmente queda terminada.

Como ves, en mi sistema solo aparece registrada la siguiente acción del proyecto. Digamos que el proyecto está implícito. La técnica me funciona porque se trata de proyectos sencillos, recurrentes y breves. Pero ¡cuidado! Tratar de aplicar esta técnica para proyectos únicos, no recurrentes, relativamente complejos, o que pueden extenderse en el tiempo, es muy peligroso. Si eliminas el registro del proyecto en cualquiera de estas situaciones estarás perdiendo información valiosa, y obligarás a tu memoria a tener que recordar cosas, por lo que GTD dejará de ser efectivo.

Analiza el tipo de tareas que realizas recurrentemente, y piensa si puedes simplificar la gestión de tus proyectos de forma similar. Como decía Aristóteles, la virtud está en perseguir el término medio. GTD es un muy buen sistema de productividad personal, pero tratar de llevarlo al extremo no siempre da los mejores resultados.

 

¿Cómo manejas tus proyectos sencillos? ¿Conoces otras técnicas que nos puedan ayudar? Compártelo con nosotros en un comentario.

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2 Responses to “Simplifica la gestión de tus proyectos GTD”


  1. 1 Jose Miguel Bolivar noviembre 4, 2008 en 3:09 pm

    Los procesos recurrentes los gestiono con plantillas tipo. Por ejemplo un viaje de trabajo es un proyecto: comprar billetes, reservar hotel, desviar el teléfono fijo al móvil cuando te vas y cancelar el desvío a tu regreso…

    Tengo una plantilla tipo con todos los resultados intermedios (subproyectos) y todas las acciones. Con un Find&Replace cambio las fechas, destino y un par de cosas más y ya tengo el proyecto funcionando.

    JM

  2. 2 Jero Sánchez noviembre 5, 2008 en 5:40 am

    Gracias por tu comentario.

    Yo uso Lotus Notes como sistema GTD, y me resulta difícil realizar ese tipo de plantillas. Ya quiero saber cómo combinas MindManager, GyroQ y todo lo demás para administrar tu sistema GTD (conste que prometiste escribir sobre ello en tu blog).


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