Mantén siempre limpio tu correo electrónico

Uno de los principios de GTD es recopilar y procesar todos las cosas pendientes con la suficiente regularidad, generalmente una vez al día, o incluso más, según los casos. El correo electrónico es una herramienta genial porque te permite recopilar cosas automáticamente, pero si no realizas un buen procesamiento del mismo pronto se convierte en un sistema inmanejable y que opera en contra de tu productividad.

Es posible que tengas acumulados cientos, o hasta miles de correos en tu bandeja de entrada, muchos de ellos desde hace meses o años, otros sin leer y que no leerás nunca, pero que conservas por si acaso. Esta situación genera sensación de descontrol y, por ende, estrés. La única solución realmente efectiva que conozco es dejar la bandeja de correo vacía cada vez que te pongas a procesarla.

A continuación te propongo algunos trucos que puedes utilizar a la hora de procesar tu correo electrónico, consiguiendo una experiencia placentera y libre de estrés.

Elimina los correos que no son necesarios. No te engañes a tí mismo: muchos de los correos que recibes, y la gran mayoría de los que respondes, no los necesitarás nunca más. Yo, por ejemplo, elimino el 90% de los correos que respondo, y un porcentaje considerable de los que recibo van directamente a la papelera sin abrir (notificaciones automáticas, correos de “amigos” que se niegan a dejar de enviarme cadenas, etc.). Todos esos correos son presa de mi tecla Supr.

Responde los correos inmediatamente. Si todo lo que necesitas para procesar un correo es escribir un par de líneas, ¡hazlo ahora! Y a ser posible, elimina el correo inmediatamente después. No es ni más ni menos que la regla de los 2 minutos de GTD puesta en práctica.

Archiva los correos con información que quieres conservar. Una gran parte de los correos que recibes sólo es información, es decir, no tienes nada concreto que hacer con ellos. Algunos contienen información puntual, aplicable al momento; en lugar de dejarlos en la bandeja de entrada, toma la acción requerida (por ejemplo, anotar una cita en el calendario), y luego bórralos. Los que quieras conservar para referencia futura muévelos inmediatamente a una carpeta fuera de la bandeja de entrada. Yo la llamo “Referencia”. Después podrás buscar en ella los correos que necesites utilizando la herramienta de búsqueda de tu programa de correo.

Créeme, no necesitas complejos sistemas de sub-carpetas. Te harán perder mucho tiempo diseñando un sistema de clasificación, decidiendo dónde guardarlos y buscándolos cuando los necesites.

Procesa los correos sobre acciones y proyectos. Algunos correos son solicitudes, generalmente detonantes de nuevos proyectos (como buscar un proveedor de hosting), o nuevas acciones (como generar el reporte mensual de ventas). El procesamiento de este tipo de correos es muy sencillo: añade los elementos a las listas correspondientes de tu sistema GTD, y elimina el correo (salvo que se trate de una acción de menos de 2 minutos, en cuyo caso ni siquiera tendrás que actualizar tu sistema GTD).

La única excepción a esta regla la puedes hacer cuando el correo contenga información que necesites para llevar a cabo la acción o para dar comienzo al proyecto. En el primer caso, mueve el correo a una carpeta fuera de la bandeja de entrada, donde estarán todos los correos relacionados con las  actividades en marcha (yo la llamo “En marcha”). Una vez terminada la acción podrás borrarla o moverla a la carpeta “Referencia”, según sea el caso.

Si la información que contiene el correo es necesaria para iniciar un nuevo proyecto, yo lo movería directamente a la carpeta “Referencia”, especialmente si dispones de una buena utilidad de búsqueda. Otra alternativa es crear una carpeta para cada proyecto específico; aunque para mí eso complica demasiado las cosas, es cuestión de gustos.

Cancela las suscripciones a boletines que no lees. Evita que los correos que no quieres lleguen siquiera a tu cuenta. Es posible que haya unos cuántos boletines o feeds de blogs que te están llegando regularmente, y que ya no lees por falta de tiempo o de interés. No dejes que todos esos correos generen confusión en tu bandeja de entrada. Cancela tantas suscripciones como puedas.

Configura el filtro anti-spam. Para todo lo demás que no quieres y no puedas evitar recibir, configura la utilidad anti-spam de tu programa de correo para que no llegue a tu bandeja de entrada. Y sí, ello incluye los correos de amigos que no entienden que no quieres seguir recibiendo cadenas 😉

 

Te recomiendo que empieces ahora mismo a “limpiar” la bandeja de entrada de tu correo. Dependiendo de la cantidad de correos que hayas acumulado a lo largo del tiempo, es posible que no puedas hacer la limpieza de una sola vez. Procura reservar sesiones de 30 minutos a lo largo de varios días, y en poco tiempo podrás disfrutar de las ventajas de tener una bandeja de correo limpia.

 

¿Mantienes tu bandeja de correo vacía todo el tiempo? ¿Qué trucos utilizas para conseguirlo? Compártelo con nosotros dejando un comentario.

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2 Responses to “Mantén siempre limpio tu correo electrónico”


  1. 1 Jose Miguel Bolivar octubre 29, 2008 en 1:53 pm

    Yo siempre mantengo la bandeja de entrada limpia. Normalmente la vacío dos o tres veces al día.

    El proceso es el típico de GTD. Si se puede borrar, lo hago de inmediato; si se puede delegar o requiere menos de dos minutos, también. Si es algo que requiere más de dos minutos pero es una única acción lo guardo en una carpeta llamada “@I owe”. Si dependo de que alguien me conteste para poder seguir adelante lo guardo en “@Waiting for” y si simplemente es una acción que tengo que hacer aunque nadie espere por ello lo guardo en @Action.

    Los emails que son más complejos y requiren varias acciones los guardo en “@Process” y al final del día los convierto en proyectos y/o acciones en mi sistema GTD.

    JM

  2. 2 Jero Sánchez octubre 29, 2008 en 3:15 pm

    @José Miguel

    Yo suelo traspasar los correos complejos a mi sistema GTD sobre la marcha, ya que generalmente no puedo esperar hasta procesarlos al final del día. Pero tu idea de guardarlos en una carpeta “@Process” me encanta. Esa técnica facilita mucho el trabajo por lotes, y evitas tener que interrumpir el procesamiento de la bandeja de entrada cada vez que encuentras uno correo complejo. ¡Muy buen aporte! 🙂


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