Reduce tu archivo de papel

Todos tenemos necesidad de mantener documentos para referencia futura. Contratos, reportes, cartas, facturas, recibos… Salvo unas pocas excepciones, casi todos ellos podrían mantenerse en formato digital. La cuestión es, ¿por qué reducir (o incluso eliminar) el archivo de papel, y mantener en su lugar un archivo digital? Principalmente porque archivar y buscar papeles es mucho menos efectivo que hacerlo en el ordenador.

Pero ese no es el único motivo. A continuación ofrezco algunos otros motivos por los que deberías reducir tu archivo de papel, y te propongo algunas cosas que yo hago para conseguirlo.

¿Por qué es bueno que reduzcas tu archivo en papel?

Porque…

  • Eres más productivo. Como acabamos de mencionar, generalmente tardarás menos tiempo en buscar documentos electrónicos que sus equivalentes en papel (suponiendo que utilizas las herramientas y técnicas adecuadas para ello). Además, si tu herramienta de trabajo principal es el ordenador, también te resultará más rápido archivar los documentos digitalmente.
  • Ayudas a conservar el medio ambiente. Para fabricar papel es necesario talar árboles y utilizar procesos químicos que contaminan el medio ambiente, incluso si es papel reciclado.
  • Necesitas menos espacio. El archivo en papel necesita espacio físico. Guardar archivos en el disco duro de tu ordenador, memoria flash o servicios de almacenamiento de Internet requiere un espacio insignificante en comparación.

¿Cómo puedes hacerlo?

  • Eliminando lo que realmente no necesitas. Este es el número uno para reducir tu archivo. Si no necesitas un papel, deshazte de él. ¿Cuándo vas a volver a leer un informe de ventas de hace 7 meses? ¿Y cuándo has necesitado un recibo del agua, teléfono o gas? O mi favorito… ¿cuándo has consultado los apuntes de la Universidad por última vez? ¿En el último año de carrera? 😉 Un compañero de trabajo una vez me enseñó la regla de oro del archivo: si no has necesitado algo en 6 meses, tíralo; nadie va a acordarse de ello (obviamente, esto es válido salvo que tengas que guardarlo por motivos legales).
  • Pidiendo a los demás que te envíen los documentos en formato digital. Cuando de verdad necesites guardar algo, pide que te lo hagan llegar digitalmente. Por ejemplo, configura tu cuenta bancario para que te hagan llegar los estados de cuenta por correo electrónico, y cancela los envíos por correo.
  • Usando programas para generar archivos PDF. A veces necesitarás guardar ciertos documentos electrónicos, como por ejemplo resguardos de pagos por Internet o facturas electrónicas. En casos como estos tienes que imprimir el documento o lo perderás para siempre. Para evitar imprimir en papel puedes utilizar alguno de los programas que existen para “imprimir” en archivos PDF, es decir, un archico electrónico idénetico al que obtendrías en papel, que podrás imprimir en un futuro si realmente es necesario. En mi empresa uso actualmente CutePDF, y hay soluciones libres como PDF Creator. Ambas son gratuitas.
  • Digitalizando tu mismo los documentos. En última instancia, siempre puedes digitalizar manualmente los documentos de papel. Vale la pena digitalizar también aquellos documentos que de todos modos tienes que conservar en papel, como facturas, pólizas de seguro o tus títulos académicos. Una copia digital del original te sirve de respaldo, la puedes llevar siempre contigo y es más fácil de buscar.

 

¿Practicas el hábito de la reducción de papeles? ¿Qué técnicas empleas? Nos encataría que compartieras tus ideas dejando un comentarrio.

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2 Responses to “Reduce tu archivo de papel”


  1. 1 José Luis Sánchez octubre 31, 2008 en 2:07 am

    Hola,
    Para organizar tus documentos electrónicos puedes usar mi programa Azeta, creado especificamente con este fin. Puedes ver toda la información del programa en http://www.alanit.com/programas/azeta.php

    Saludos,
    José Luis Sánchez

  2. 2 Jero Sánchez octubre 31, 2008 en 8:22 am

    @José Luis

    ¡Genial! Voy a echarle un vistazo y te comento después.

    Muchas gracias por tu aporte. Da gusto tener comentarios de calidad como este, con aportes ten interesantes.


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