Organízate con eficacia con GTD

Como dice David Allen, lo que genera la mayor parte del estrés diario no es la cantidad de trabajo que tenemos que hacer, sino no saber lo que estamos dejando sin hacer. Si quieres ser eficaz es necesario que utilices algún método que te permita organizar el trabajo teniendo en cuenta este principio. Y eso es precisamente lo que hace “Getting Things Done” (GTD), un método de productividad personal desarrollado por el propio David Allen.

El método de Allen ha cobrado cierta popularidad en los últimos años, en parte debido a su sencillez, pero sobre todo debido a su enfoque abajo-arriba, contrario al enfoque arriba-abajo típico de otros métodos. Es decir, es un método que te ayuda a controlar primero el día a día (abajo), que es lo que normalmente te genera más estrés, y luego te ayuda a enfocarte en la planificación de tus objetivos a largo plazo (arriba), que son los que deben regir los proyectos y tareas que emprenderás a corto plazo.

Este método es descrito por Allen en un libro titulado “Getting Things Done”, traducido al español como “Organízate con eficacia”. Para llevar a la práctica GTD deberás considerar 5 procesos que tendrás que realizar de forma constante:

1. Recopila los “incompletos”

Antes de hacer nada más es necesario que tengas en un solo lugar todos tus “incompletos”, es decir, todas las cosas de tu mundo que no están como deben, o con las que tienes que hacer algo. Reuniones que planificar, objetos que quieres reubicar, compras pendientes, informes que preparar, cartas que leer, mensaje de voz que escuchar, correos electrónicos que contestar… ¡Todo! Grande o pequeño, urgente o sin importancia, personal o profesional.

Cualquier cosa sobre la que tengas que tomar una decisión o realizar una acción es un incompleto, sea objeto físico, nota de papel o simples ideas en tu mente. Esto último es muy importante: tienes que guardar todos los incompletos en uno o varios lugares que tengas controlados, pero siempre fuera de tu cabeza. Después empezarás a procesar y a trabajar con todos los incompletos, pero lo importante es que primero estén guardados en un sistema externo a ti, en el que puedas confiar que estarán todos, liberando tu cabeza del estrés de tener que recordar constantemente las cosas.

La recopilación debes llevarla a cabo en contenedores, dependiendo de la naturaleza del incompleto (papeles, mensajes de voz, correo electrónico), y del contexto (oficina, casa). Los contenedores pueden ser desde bandejas de entrada físicas hasta la bandeja de entrada del correo electrónico, pasando por la bandeja del correo postal, cajas y cualquier otro lugar donde tengas reunidas las cosas con las que tienes que hacer algo.

2. Procesa las bandejas de entrada

Una vez estés seguro de que todo está en tu sistema de recopilación confiable, es hora de decidir qué es lo que hay que hacer con cada una de esas cosas. Esto es importante: procesar no es hacer las cosas, es simplemente decidir qué es lo que vas a hacer con las cosas.

Para procesar tienes que ir tomando de la bandeja de entrada cada cosa (papel, objeto, correo electrónico), de una en una, empezando por la primera y sin tener en cuenta su importancia o urgencia, e ir decidiendo qué es necesario hacer con ella. Empieza siempre haciéndote la pregunta “¿requiere alguna acción?”, y dependiendo de la respuesta a dicha pregunta, tomar la decisión más adecuada:

Si la respuesta es NO, entonces sólo puede ser:

  • Algo que no es necesario; simplemente deshazte de ella.
  • Algo que no es necesario que hagas nada ahora, pero quizá tengas que hacer algo más tarde; habrá que “incubarla”.
  • Información útil que quieres mantener; tendrás que archivarla en un sistema de referencia.

Si la respuesta es SI, hay que pensar qué resultado esperas o a qué te has comprometido, y entonces puede pasar que:

  • La acción vinculada se pueda completar en menos de 2 minutos; hazla en este momento, sin más, ya que realizar todos los demás procesos del método GTD será más costoso que simplemente hacerlo.
  • Sea una tarea que puedes encargar a otra persona; delégala y después realiza el adecuado seguimiento.
  • Sea algo que debes/quieres hacer tú, pero no ahora; añádela a un sistema de recordatorios confiable.
  • Sea algo que debes hacer lo antes posible; inclúyela en una lista de tareas que debes llevar a cabo, según su prioridad, urgencia, etc.

3. Organiza el trabajo

Inmediatamente después de tomar una decisión sobre lo que hacer con una cosa, tienes que colocarla en tu sistema de organización. Todavía no vas a hacer nada, sólo estás preparando el terreno para cuando llegue el momento de hacer realmente el trabajo. Después, dependiendo de prioridades, urgencias, naturalezas y contextos de las cosas, será el momento de ejecutar el trabajo.

Los elementos de organización que necesitarás serán los siguientes:

Archivo de referencia. Archivos de papel o electrónicos donde guardarás toda la información útil que quieras conservar para referencia futura, como archivadores de carpetas colgantes, agendas de papel o electrónicas, etc.

Listas de siguientes acciones. Listas donde agruparás por contextos todas las cosas que debes hacer en cuanto puedas, o las acciones de seguimiento de las cosas que hayas delegado.

Por contexto Allen se refiere a lugares donde puedes hacer el mismo tipo de cosas. Ejemplos de contextos son: la oficina, la casa, al teléfono, en la calle (recados), etc.

Lista de proyectos actuales. Lista de acciones que en realidad no son acciones, sino un conjunto de acciones. Esto es muy importante: muchas veces consideramos tareas o acciones a cosas que en realidad no lo son. Por ejemplo, “preparar un reporte de ventas” no es una acción, sino un conjunto de acciones: deberás reunir información, escribir el reporte, revisarlo y enviarlo. Según Allen, cualquier cosa que implique más de una acción debe ser considerada un proyecto.

Una siguiente acción debe ser algo que puedas hacer de manera inmediata, casi automática, sin pensar (ya pensaste durante la etapa de proceso anterior), como por ejemplo escribir, llamar por teléfono, archivar, etc. La acción “preparar” no es una acción, es demasiado genérica.

Siempre debes pensar cuál es la siguiente acción física que debes hacer con algo; si esa acción no resuelve la situación entonces se trata de un proyecto. En ese caso, deberás añadir el proyecto a la lista de proyectos, y la primera acción del proyecto a la lista de siguientes acciones correspondiente.

Lista de proyectos y acciones futuros. Una lista con las cosas que tenemos intención de hacer en un futuro, quizá, algún día, o quizá no. La clave de esta lista es que no estás obligado a realizar estas acciones y proyectos en este momento. Simplemente es una declaración de intenciones, una lista de cosas que quieres o te gustaría hacer, y que irás revisando periódicamente, añadiendo o eliminado elementos dependiendo de cómo cambien tus objetivos.

Esta lista alimentará tus listas de siguientes acciones y proyectos cuando llegue el momento.
Calendario y listas de recordatorios. Contiene las cosas que tienes que hacer en el futuro (2c), que no son opcionales. Básicamente se trata de tres tipos de cosas: 1) las cosas que tienes que hacer un día a una hora determinada (reuniones, citas, etc.); 2) las cosas que tienes que hacer un día determinado sin importar la hora (enviar un reporte a tu jefe); y 3) las cosas que quieres recordar un día determinado (cumpleaños, el comienzo de la temporada de conciertos, etc.), que no constituyen acciones concretas, pero que pueden ser el origen de nuevas acciones o proyectos en función de otros factores.

Para que sea efectivo, Allen recomienda que no registres en el calendario lo que tienes intención de hacer cada día (esas deberían estar en las listas de siguientes acciones o de proyectos), sino aquellas cosas que obligatoriamente tienes que hacer por tus compromisos adquiridos, y sólo eso. Este es un punto fundamental de GTD que lo diferencia de otros sistemas.

4. Revisa tu sistema regularmente

De nada sirve recopilar, procesar y organizar si no revisas las listas regularmente, actualizándolas según vayas ejecutando tareas, terminando proyectos y cumpliendo compromisos.

Debes revisar las diferentes partes de tu sistema de manera adecuada para que todo funcione. La agenda te dará una visión general de los compromisos inminentes de los que no puedes escapar. Lo “apretado” de la agenda condicionará mucho el tiempo que podrás dedicar a ejecutar siguientes acciones, y la ejecución de siguientes acciones hará avanzar tus proyectos. Por eso, generalmente revisarás estos elementos al menos una vez al día, o incluso más.

Una de las claves de GTD es lo que Allen denomina la revisión semanal. Una vez a la semana debes revisar todos los frentes abiertos: proyectos en marcha, siguientes acciones, compromisos pendientes, etc. Durante la revisión debes eliminar de tu sistema las siguientes acciones que ya han sido completadas y asegurarte de que todos los proyectos tienen una siguiente acción definida. También debes recopilar, procesar y organizar todas las cosas nuevas que hayan quedado fuera de lugar durante la semana (tarjetas de presentación, notas de reuniones, reportes que revisar, etc.). Como parte de la recopilación también tendrás que realizar “descargas” de todo lo que tienes en la cabeza y traspasarlo a las bandejas de entrada, procesarlo y organizarlo en tu sistema.

Igual de importante que “descargar” tu mente es revisar las listas de proyectos y acciones futuros para ver si hay que “despertar” alguno, traspasándolos a las listas correspondientes de siguientes acciones y proyectos en curso, o si, por el contrario, hay que eliminarlos porque ya no tienen interés o no son necesarios.

5. Ejecuta el trabajo

Si has realizado los procesos anteriores de forma continua y sistemática, ejecutar el trabajo será muy fácil. Cuando te pongas en “modo ejecutar” sólo tendrás que tomar siguientes acciones de una en una, y ejecutarlas. Todo el trabajo “difícil” lo habrás realizado anteriormente, durante la recopilación, proceso, organización y revisión.

En realidad, queda algo por hacer, algo que GTD no resuelve muy bien: priorizar las siguientes acciones. Según Allen, priorizar es un proceso intuitivo, por lo que no ofrece mecanismos específicos para priorizar las acciones, dejando la responsabilidad de priorizar a cada uno de nosotros. Para muchos, este es un fallo grave del sistema GTD, y es el motivo principal por el que la mayoría de sus practicantes no lo implementan en estado puro, sino combinado con otros métodos, como por ejemplo ZTD.

 

En resumen, GTD es un método compuesto de 5 procesos que debes realizar continuamente. Allen recomienda que separemos cada proceso, al menos mentalmente. Cuando te pongas a recopilar, haz sólo eso, no trates de procesar u organizar. Igualmente, si estás procesando, no organices ni ejecutes. Debes realizar cada proceso con la máxima concentración para ser efectivo. Aunque en la práctica es posible que tengas que llevar a cabo varios pasos seguidos, por ejemplo con las cosas que llevan menos de 2 minutos, es importante mantener mentalmente la distinción de cada proceso para que el sistema no se descontrole.

 

¿Cómo organizas tu trabajo diario? ¿Usas alguna variante de GTD? Compártelo con nosotros dejando un comentario.

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2 Responses to “Organízate con eficacia con GTD”


  1. 1 Jose Miguel Bolivar octubre 27, 2008 en 6:22 pm

    Utilizo “core” GTD, es decir, sin añadidos, variantes ni interpretaciones libres. Reconozco que me costó leer el libro tres veces y fallar estrepitosamente dos veces antes de conseguir que el sistema funcionara.

    A día de hoy llevo casi dos años ininterrupidos utilizándolos a diario y me considero, aunque suene poco humilde, un experto en GTD.

    Utilizo MindManager combinado con Results Manager (un add-in para MindManager), todo ello manejado desde GyroQ con MindReader.

    Consciente de lo árido y complejo que resulta GTD para los no iniciados, dedico desde hace aproximadamente tres meses un post semanal todos los lunes a explicar paso a paso cada concepto. Cuando acabemos de repasar toda la metodología comenzaré a explicar las herramientas que uso y porqué.

    Siento si me ha quedado un poco largo el comentario 🙂

    JM

  2. 2 iqvital octubre 27, 2008 en 6:42 pm

    José Miguel:

    Muchas gracias por tu comentario. Al contrario, cuanto más extenso y detallado, más útil para todos 😀

    Yo he estado utilizado Lotus Notes hasta ahora, combinado con mi Blackberry, especialmente porque es lo que tengo en el trabajo y no quiero tener mi sistema repartido por varios sitios. Sin embargo, tengo que reconocer que cumple bastante bien mis necesidades.

    Estoy deseando que empieces a explicar por qué usas las herramientas que usas. Seguiré tu blog muy atento.


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