Ayer completé un proceso de reducción de aparatos y dispositivos personales. Hace tiempo me di cuenta de que era ridículo andar transportando una ingente cantidad de aparatos a todos sitios. Cada vez que llegaba a la oficina empezaba a sacar cosas de los bolsillos, chaqueta, mochila, … de todos lados. Muchas veces solo llegaba a utilizar 2 o 3 de ellos en todo el día, y cuando me iba a casa, de nuevo a guardar todo en su lugar.

Estoy seguro de que esto mismo le pasa a muchas personas. Todo sería mucho más sencillo (y esto seguro que más barato), si hiciéramos un poco de análisis y planificación, y redujéramos el número de nuestros equipos personales. A continuación te cuento lo que hice.

Empiezo con la lista de ‘gadgets’ que tenía que mover todos los días de un sitio a otro:

• Mi PDA, una Palm Tungsten E2
• Mi cámara de fotos digital, un equipo barato
• Mi memoria ‘flash’ con mis aplicaciones portátiles
• Mi teléfono móvil, un Nokia 6300
• Mi reproductor MP3 Creative Zen V de 2 GB

Cuando empecé a trabajar en mi actual empresa tuve que volver a usar Lotus Notes como sistema de correo electrónico y herramienta de comunicación ‘groupware’. Ya había trabajado con Notes hacía tiempo, y en su día fue amor a primera vista. Volver a él fue una sorpresa muy agradable. Por aquella época estaba empezando a implementar GTD, así que me puse manos a la obra.

Trabajar de forma GTD con Lotus Notes es un placer, el paradigma de la simplicidad y la potencia. Nada de complejas herramientas ‘GTD compliant’. Simples listas, ordenables por lo que necesites, y con la ventaja adicional de estar perfectamente integrado con el correo (puedes convertir un correo en una tarea o entrada de calendario, y viceversa, sin necesidad de reescribir). Para un amante de lo simple como yo, esto era el sueño terrenal. Pero el sueño se acabó cuando quise sincronizar mi sistema GTD con mi Palm: tenía que comprar software adicional

Vi que la cosa se me podía escapar de las manos, una vez más. No era suficiente con llevar tanto aparato de un sitio a otro, ahora además tenía que comprar más software. Esa fue la gota que derramó el vaso. Tomé la decisión de, no sólo seguir usando Lotus Notes sin comprar más software, sino reducir el número de equipos que tenía.

La solución vino un tiempo después, cuando mi actual empresa (por fin) me adjudicó una Blackberry Perl 8100. Pude sincronizar todo mi sistema GTD sin problemas: listas de proyectos, tareas, notas, contactos, … ¡todo! No sincronizo el correo, ya que tendría que pagar el servicio de datos, un lujo que no pienso pagar porque no lo necesito. Además, la Blackberry tenía integrada una cámara de fotos de 1.3 megapixels (un poco escaso, lo sé, pero suficiente para mis necesidades de documentación, que es para lo único que la uso). De un plumazo eliminé la Palm (que vendí a un compañero acto seguido), la cámara de fotos (que se quedó mi mujer) y el otro teléfono. ¡3 por 1!

Aunque la Blackberry tenía la posibilidad de reproducir multimedia, la memoria interna no era suficiente para guardar prácticamente nada, especialmente si hacía unas cuántas fotos. Así que tuve que conservar el reproductor MP3 y mi memoria flash… hasta ayer

Compré una memoria micro SD de 2 GB por unos módicos $150 pesos (10 Euros, aproximadamente), un poco pequeña, pero suficiente (espero encontrar una de 4-8 GB cuando vaya a Estados Unidos este fin de semana). La instalé, y hoy por fin puedo usar las capacidades de almacenamiento de la Blackberry para guardar mis fotos, mi PortableApps y una selección pequeña de la música que escucho. Lo mejor es que se puede descargar gratuitamente de Blackberry un complemento para poder organizar y sincronizar los archivos multimedia, e incluso sincronizar la música desde iTunes. ¿No es maravilloso?

Así que, por fin, he conseguido sustituir mi PDA, mi teléfono, mi cámara digital, mi memoria flash y mi reproductor MP3 por solo una Blackberry Perl 8100 y una tarjeta micro SD. Todavía tengo que ver cómo sustituyo el sintonizador de radio y la grabadora de voz que tenía mi Creative ZEN V. Creo que podré grabar voz en mi Blackberry, pero lo de la radio está difícil.

¿Tienes demasiados ‘gadgets’? ¿Has conseguido simplificar tu vida digital? Por favor, cuéntanos tu caso dejando un comentario.

Acaban de despedir a un compañero del trabajo, y eso hizo que me preguntara si la gente, en general, está preparada para afrontar una situación como esta. Nadie puede evitar que lo despidan (lamentablemente, los despidos son algo que ya forman parte de nuestra vida cotidiana), pero lo que sí podemos evitar es que nos sorprenda en una mala situación.

Yo pasé por una experiencia similar hace años, y aunque afortunadamente estuve desempleado menos de 2 meses, puedo decir por experiencia propia que llevar una vida frugal ayuda mucho. Su beneficio es doble: ademas de permitirte ahorrar cuando estás ganando dinero, necesitarás menos dinero para cubrir tus necesidades cuando te quedes sin ingresos.

Hay muchas formas de vivir frugalmente que no necesariamente implican renunciar a comodidades. Simplemente se trata de cambiar algunos hábitos y eliminar de tu vida todo aquello que realmente no necesitas. A continuación te cuento algunas cosas que puedes hacer para vivir frugalmente.

Probablemente, no todas las cosas que voy a decir serán apropiadas para todo el mundo. Si ya has tomado la decisión de vivir frugalmente, elige aquellas que tengan sentido para tí e ignora el resto. Por ejemplo, a mi me encanta la lectura, y me gusta releer los buenos libros. Para mi no tiene sentido intercambiar los libros, o al menos no todos. Los buenos libros prefiero comprarlos y guardarlos, aunque eso suponga gastar más dinero.

Dicho lo cual, ahora sí, aquí están algunas de las cosas que yo hago, y otras que no hago pero que seguro pueden ayudarte:

No compres cosas que no necesitas. Hace poco estuve a punto de comprar una cámara de video porque vi que un familiar tenía una, y me estuvo enseñando todas las cosas fantásticas que podía hacer. El hecho es que no he usado una cámara de video más de 3 veces en mi vida, y cuando la he necesitado siempre ha habido alguien dispuesto a prestármela.

Piensa en la cantidad de cosas que compras por impulso. Cuando te sientas tentado, utiliza la regla de los 30 días: escribe lo que quieres comprar en tu calendario para revisarlo dentro de 30 días; si después de ese tiempo aún sigues queriendo comprarlo, entonces cómpralo. Te vas a sorprender de cómo cambia tu percepción de las cosas después de 30 días.

Ve al supermercado con una lista de antemano. Haz una lista de las cosas que necesitas comprar cada vez que vas al supermercado, y no te permitas comprar nada mas que lo que está en la lista (salvo que recuerdes algo que no anotaste, claro). Un gran porcentaje de las compras que hacemos en el super obedecen más al impulso que a verdadera necesidad.

Come en casa, o come comida casera. Comer en casa no es una opción para mí, pero sin embargo siempre procuro llevarme comida para comer en la oficina. Además de comer mucho más saludablemente, pierdo menos tiempo y gasto menos dinero. Calculo que el ahorro entre prepararme mi propia comida y comer en un restaurante puede ser de un 50% aproximadamente. Si como 5 días a la semana fuera de casa, y una comida cuesta en promedio 12 Euros (estoy suponiendo, hace tiempo que no vivo en España), quiere decir que me ahorro 1.440 Euros al año, descontando las 4 semanas de vacaciones.

En México, donde vivo, comer fuera de casa puede ser realmente barato, pero de todos modos vale la pena el ahorro en dinero, en tiempo y en pastillas para la acidez de estómago.

Vende y adquiere cosas de segunda mano. Es una lástima la cantidad de cosas que tiramos a la basura cuando todavía están en buen estado, sólo porque nos cansamos de ellas. En lugar de tirar lo que no quieras, regálalo o véndelo por Internet, o entre tus conocidos. Así fue como me deshice de la mayoría de las cosas que tenía en España antes de venir a vivir a México, incluidos los muebles de mi casa. El dinero que saqué fue una buena ayuda para reconstruir mi hogar en México.

Antes de comprar algo nuevo, mira si puedes comprarlo de segunda mano. Pregunta a tus conocidos, amigos y compañeros de trabajo. En lugar de comprar un iPod nuevo (350 Euros), es posible que algún amigo o conocido se quiera deshacer de su “vieja” iPod (100-200 Euros) porque quiere comprarse el último modelo.

Intercambia películas y libros. En lugar de alquilar películas, intercambia las que tienes con tus amigos y conocidos. En lugar de comprar libros, intercambia o busca una biblioteca pública cerca de tu casa. Según mi experiencia son muy pocos los libros y películas que vale la pena conservar, y de los que conservo, muy pocos los que vuelvo a leer o ver más de una vez. Si tienes ocasión, píde los libros y películas prestados y pruébalos primero, y después cómpralos si vale la pena.

No pagues por lo que puedes hacer gratis (o casi). En lugar de pagar la membresía del gimnasio, ve a correr a un parque cercano, o compra un kit básico de pesas para tu casa. Cancela las suscripciones a revistas y no compres libros para aprender cosas que puedes aprender en Internet. En lugar de llamar por teléfono móvil para quedar con un amigo, envíale un mensaje SMS, o aún mejor, envíale un correo electrónico.

Si te pones a pensar, te darás cuenta de que las oportunidades de ahorrar son muchísimas.

Aprovecha las ofertas y los programas de fidelización. Yo hago todas mis compras en el mismo supermercado, que me da dinero electrónico por muchos de los artículos de primera necesidad. Cuando hay ofertas de cosas que suelo comprar y que no caducan fácilmente, aprovecho para comprar más cantidad. También tengo una tarjeta de crédito que me abona un 2% de todos los pagos que hago.

Con un poquito de investigación descubrirás muchos establecimientos y programas de fidelización que te permitirán pagar menos por las mismas cosas. En un mes no se nota mucho el ahorro, pero después de un año, créeme que sí.

¿Vives frugalmente? ¿Qué otras formas conoces de ahorrar dinero en el día a día?

Todos tenemos necesidad de mantener documentos para referencia futura. Contratos, reportes, cartas, facturas, recibos… Salvo unas pocas excepciones, casi todos ellos podrían mantenerse en formato digital. La cuestión es, ¿por qué reducir (o incluso eliminar) el archivo de papel, y mantener en su lugar un archivo digital? Principalmente porque archivar y buscar papeles es mucho menos efectivo que hacerlo en el ordenador.

Pero ese no es el único motivo. A continuación ofrezco algunos otros motivos por los que deberías reducir tu archivo de papel, y te propongo algunas cosas que yo hago para conseguirlo.

¿Por qué es bueno que reduzcas tu archivo en papel?

Porque…

• Eres más productivo. Como acabamos de mencionar, generalmente tardarás menos tiempo en buscar documentos electrónicos que sus equivalentes en papel (suponiendo que utilizas las herramientas y técnicas adecuadas para ello). Además, si tu herramienta de trabajo principal es el ordenador, también te resultará más rápido archivar los documentos digitalmente.
• Ayudas a conservar el medio ambiente. Para fabricar papel es necesario talar árboles y utilizar procesos químicos que contaminan el medio ambiente, incluso si es papel reciclado.
• Necesitas menos espacio. El archivo en papel necesita espacio físico. Guardar archivos en el disco duro de tu ordenador, memoria flash o servicios de almacenamiento de Internet requiere un espacio insignificante en comparación.

¿Cómo puedes hacerlo?

• Eliminando lo que realmente no necesitas. Este es el número uno para reducir tu archivo. Si no necesitas un papel, deshazte de él. ¿Cuándo vas a volver a leer un informe de ventas de hace 7 meses? ¿Y cuándo has necesitado un recibo del agua, teléfono o gas? O mi favorito… ¿cuándo has consultado los apuntes de la Universidad por última vez? ¿En el último año de carrera? Un compañero de trabajo una vez me enseñó la regla de oro del archivo: si no has necesitado algo en 6 meses, tíralo; nadie va a acordarse de ello (obviamente, esto es válido salvo que tengas que guardarlo por motivos legales).
• Pidiendo a los demás que te envíen los documentos en formato digital. Cuando de verdad necesites guardar algo, pide que te lo hagan llegar digitalmente. Por ejemplo, configura tu cuenta bancario para que te hagan llegar los estados de cuenta por correo electrónico, y cancela los envíos por correo.
• Usando programas para generar archivos PDF. A veces necesitarás guardar ciertos documentos electrónicos, como por ejemplo resguardos de pagos por Internet o facturas electrónicas. En casos como estos tienes que imprimir el documento o lo perderás para siempre. Para evitar imprimir en papel puedes utilizar alguno de los programas que existen para “imprimir” en archivos PDF, es decir, un archico electrónico idénetico al que obtendrías en papel, que podrás imprimir en un futuro si realmente es necesario. En mi empresa uso actualmente CutePDF, y hay soluciones libres como PDF Creator. Ambas son gratuitas.
• Digitalizando tu mismo los documentos. En última instancia, siempre puedes digitalizar manualmente los documentos de papel. Vale la pena digitalizar también aquellos documentos que de todos modos tienes que conservar en papel, como facturas, pólizas de seguro o tus títulos académicos. Una copia digital del original te sirve de respaldo, la puedes llevar siempre contigo y es más fácil de buscar.

¿Practicas el hábito de la reducción de papeles? ¿Qué técnicas empleas? Nos encataría que compartieras tus ideas dejando un comentarrio.

Imagínate un mundo en el que puedes trabajar desde cualquier sitio, ya sea para ver tu correo, escribir tus documentos, llevar tus finanzas personales o jugar con tus juegos favoritos. No importa si estás en tu casa, en el trabajo o en un hotel a 5.000 kilómetros de distancia. No importa si el ordenador que estás usando es la última maravilla de la tecnología con el flamante Windows Vista latiendo en sus entrañas, o si apenas es un montón de chatarra, con un obsoleto Windows 98 y sin acceso a Internet. ¿No sería maravilloso?

Pues ese mundo existe, y se llama PortableApps.

Desde hace algún tiempo vengo utilizando regularmente PortableApps para trabajar y llevar conmigo todas las aplicaciones, datos y configuraciones que necesito, sin depender de un ordenador específico, y sin necesidad de tener permisos de administración de Windows. El resultado es más que satisfactorio.

PortableApps se trata de un proyecto de software libre liderado por John T. Haller, cuyo objetivo es poder instalar en una memoria flash (USB) todas las aplicaciones que necesites, junto con los datos que generes en tu trabajo diario. Como dice el eslogan del proyecto, la idea es tener “tu vida digital, en cualquier sitio”. Al introducir la memoria flash en un ordenador (denominado ordenador anfitrión) podrás usar tus aplicaciones normalmente. La gran ventaja es que, al expulsar la memoria flash, no quedará ninguna evidencia de tu trabajo en dicho ordenador.

Actualmente existen más de 70 aplicaciones disponibles, y su número sigue aumentando todas las semanas gracias a una nutrida comunidad de desarrolladores comprometidos con el proyecto. Podrás encontrar software para trabajar con una suite ofimática, hacer retoque fotográfico, llevar tu contabilidad personal o de pequeños negocios, elaborar de mapas mentales, administrar proyectos y tareas, desarrollar aplicaciones y sitios web, simular un observatorio astronómico, administrar redes, realizar video-edición, crear CDs y DVDs, organizar y reproducir todo tipo de medios multimedia, administrar bases de datos, mantener tus contraseñas y datos confidenciales, y un larguísimo etcétera. Y por supuesto, también podrás jugar, acceder a tu correo electrónico y navegar por Internet.

Te recomiendo que te hagas con una memoria flash lo antes posible (a partir de 256 MB es suficiente para una instalación básica), y te descargues la suite de PortableApps para empezar a experimentar. Después navega por la sección Applications para ver otras aplicaciones disponibles. Te prometo que no te defraudará, y hará tu vida mucho más sencilla y productiva.

Por último, comentarte que algunos autores como Leo Babauta de ZenHabits son firmes defensores de tener todo en línea. Sin embargo, a mi no me gusta nada la idea. A continuación listo algunas razones por las que prefiero utilizar PortableApps en lugar de las aplicaciones en línea:

• Puedes trabajar desde cualquier ordenador. El problema con las aplicaciones en línea es que a veces no tienes un acceso a Internet de buena calidad, o sufres cortes más o menos frecuentemente en el servicio (especialmente en algunas regiones o países). Además, si necesitas acceder desde tu oficina y tu empresa establece filtros para acceder a Internet, es posible que no puedas acceder a algunas aplicaciones. Con PortableApps puedes trabajar virtualmente desde cualquier ordenador que tenga instalado Windows 98 en adelante, y sin necesidad de Internet.

• Es mucho más seguro. Con las aplicaciones en línea no sabes quién tiene o quién puede acceder a tus datos, por lo que no es seguro para guardar información que consideres confidencial; si necesitas guardar información privada deberás permanecer siempre “atado” a un ordenador para trabajar con ella. PortableApps no deja rastros en el ordenador anfitrión, tiene herramientas disponibles para encriptar tu información confidencial (contraseñas, tarjetas bancarias, accesos a sitios web, etc.), y permite hacer respaldos de forma muy sencilla en cualquier ordenador.

• Tienes (casi) cualquier programa que necesites. Aunque en Internet hay cada vez más aplicaciones en línea, todavía hay ciertas cosas para las que debes utilizar aplicaciones de escritorio. PortableApps te ofrece una amplia variedad de software de escritorio convertido en portátil, más amplia de lo que puedas encontrar en Internet.

• Es gratuito y libre. De momento existen muchas aplicaciones en línea disponibles gratuitamente. Sin embargo, nadie te garantiza que lo sigan siendo el día de mañana. Con PortableApps tienes la seguridad de que todo el software que utilizas no sólo es y será siempre gratuito. También es libre, es decir, cualquiera puede copiarlo, distribuirlo y modificarlo para adaptarlo a nuevas necesidades, y sin pagar nada.

¿Conocías o has utilizado PortableApps alguna vez? ¿Crees que PortableApps puede serte útil para darte mayor movilidad? Por favor, deja un comentario para saber qué piensas.

La mayoría de las personas no viven la vida que habían soñado al salir de la Universidad. Jornadas laborales de más de 8 horas, un trabajo que no es precisamente el ideal, deudas que pagar, compromisos sociales que atender, la familia, los amigos, …

En el mejor de los casos, hemos aprendido a aceptar lo que nos ha venido encima a lo largo de los años, con la sensación de que no se puede hacer nada para controlar el resultado. Pero la verdad es que la mayoría de las veces vivimos frustrados porque no hemos conseguido lo que una vez habíamos soñado, y más triste aún, pensamos que ya nunca lo conseguiremos.

Llevar una vida feliz y sin preocupaciones no es una tarea fácil. Hace falta disciplina, una pequeña dosis de coraje y desarrollar lo que yo llamo la “inteligencia vital”, o inteligencia para tener la vida bajo control mediante la simplicidad, la productividad y el desarrollo de buenos hábitos.

En este blog quiero compartir el resultado de mi experiencia personal y mis investigaciones en la búsqueda de una vida feliz y sin preocupaciones. Será un viaje que me llevará desde cómo fijar y alcanzar los objetivos personales de cada uno hasta cómo alimentarnos sanamente, pasando por cómo controlar las finanzas, organizarnos con eficacia (o “Getting Things Done”, GTD), ganarnos la vida haciendo lo que nos gusta o mantenernos en buena forma física.

Manteniendo este blog espero desarrollar mi coeficiente de inteligencia (IQ) vital, y ayudar a otros a hacer lo mismo. Si lo conseguimos, finalmente disfrutaremos de un vida bajo control, haciendo lo que nos gusta y libres de estrés (o casi).