Aprende a leer rápido

Una gran parte de nuestro tiempo productivo lo pasamos leyendo todo tipo de material escrito: informes, libros técnicos, blogs, periódicos, revistas, etc. También nos gustaría pasar más tiempo leyendo por puro ocio, para aprender o simplemente para conocer un poco mejor los grandes clásicos. El problema es que no es fácil sacar tiempo para todo eso.

La mayoría de la gente culta lee, en promedio, a una velocidad de entre 200 y 300 palabras por minuto (ppm). Aunque eso te parezca suficiente, los expertos dicen que cualquier persona pueden doblar su velocidad de lectura en muy poco tiempo con los ejercicios adecuados, y con la práctica llegar a velocidades superiores a 1.000 ppm. ¿Sorprendido? ¡Imagina lo que sería aumentar tu productividad entre un 300% y un 500% cuando lees! No más excusas para no leer buena literatura y todos los blogs que te gustan.

Revisa tu sistema GTD adecuadamente

Uno de los puntos críticos a la hora de implementar GTD es recopilar todo, absolutamente TODO. Si dejas algo fuera del sistema nunca llegarás a estar realmente relajado, tendrás que seguir recordando cosas, y finalmente dejarás de confiar en el sistema y lo abandonarás.

Pero una recopilación perfecta no es suficiente. Si has intentado aplicar GTD alguna vez, te habrás dado cuenta de que todo el sistema tiende a degradarse muy rápidamente. Enseguida aparecen siguientes acciones que ya has completado hace días, citas desactualizadas, etc. Si la información que aparece en tu sistema no es confiable, de nuevo tendrás la tentación de abandonarlo.

La clave para trabajar con GTD de manera relajada es realizar la revisión del sistema de una manera adecuada y consistente. A continuación te propongo un sencillo método para mantener tu sistema GTD confiable y bajo control.

Simplifica la gestión de tus proyectos GTD

Según David Allen, todas las tareas que supongan realizar más de una acción deben ser registradas en tu sistema GTD como proyectos. En general esta es una buena solución para enfocarnos en la verdadera acción que tenemos que llevar a cabo. El problema es que muchos de esos proyectos son efímeros, aparecen y desaparecen en cuestión de horas, o en un día como mucho.

¿Vale la pena la sobrecarga de trabajo de tener que registrar el proyecto, pensar en el resultado deseado, y añadir y eliminar siguientes acciones, todo ello en el plazo de unas cuantas horas? Obviamente no. Imagina todo ese trabajo multiplicado por la cantidad de proyectos breves que seguramente manejarás.

Mantén siempre limpio tu correo electrónico

Uno de los principios de GTD es recopilar y procesar todos las cosas pendientes con la suficiente regularidad, generalmente una vez al día, o incluso más, según los casos. El correo electrónico es una herramienta genial porque te permite recopilar cosas automáticamente, pero si no realizas un buen procesamiento del mismo pronto se convierte en un sistema inmanejable y que opera en contra de tu productividad.

Es posible que tengas acumulados cientos, o hasta miles de correos en tu bandeja de entrada, muchos de ellos desde hace meses o años, otros sin leer y que no leerás nunca, pero que conservas por si acaso. Esta situación genera sensación de descontrol y, por ende, estrés. La única solución realmente efectiva que conozco es dejar la bandeja de correo vacía cada vez que te pongas a procesarla.

A continuación te propongo algunos trucos que puedes utilizar a la hora de procesar tu correo electrónico, consiguiendo una experiencia placentera y libre de estrés.

Reduce tu archivo de papel

Todos tenemos necesidad de mantener documentos para referencia futura. Contratos, reportes, cartas, facturas, recibos… Salvo unas pocas excepciones, casi todos ellos podrían mantenerse en formato digital. La cuestión es, ¿por qué reducir (o incluso eliminar) el archivo de papel, y mantener en su lugar un archivo digital? Principalmente porque archivar y buscar papeles es mucho menos efectivo que hacerlo en el ordenador.

Pero ese no es el único motivo. A continuación ofrezco algunos otros motivos por los que deberías reducir tu archivo de papel, y te propongo algunas cosas que yo hago para conseguirlo.