Uno de los principios de GTD es recopilar y procesar todos las cosas pendientes con la suficiente regularidad, generalmente una vez al día, o incluso más, según los casos. El correo electrónico es una herramienta genial porque te permite recopilar cosas automáticamente, pero si no realizas un buen procesamiento del mismo pronto se convierte en un sistema inmanejable y que opera en contra de tu productividad.

Es posible que tengas acumulados cientos, o hasta miles de correos en tu bandeja de entrada, muchos de ellos desde hace meses o años, otros sin leer y que no leerás nunca, pero que conservas por si acaso. Esta situación genera sensación de descontrol y, por ende, estrés. La única solución realmente efectiva que conozco es dejar la bandeja de correo vacía cada vez que te pongas a procesarla.

A continuación te propongo algunos trucos que puedes utilizar a la hora de procesar tu correo electrónico, consiguiendo una experiencia placentera y libre de estrés.

Elimina los correos que no son necesarios. No te engañes a tí mismo: muchos de los correos que recibes, y la gran mayoría de los que respondes, no los necesitarás nunca más. Yo, por ejemplo, elimino el 90% de los correos que respondo, y un porcentaje considerable de los que recibo van directamente a la papelera sin abrir (notificaciones automáticas, correos de “amigos” que se niegan a dejar de enviarme cadenas, etc.). Todos esos correos son presa de mi tecla Supr.

Responde los correos inmediatamente. Si todo lo que necesitas para procesar un correo es escribir un par de líneas, ¡hazlo ahora! Y a ser posible, elimina el correo inmediatamente después. No es ni más ni menos que la regla de los 2 minutos de GTD puesta en práctica.

Archiva los correos con información que quieres conservar. Una gran parte de los correos que recibes sólo es información, es decir, no tienes nada concreto que hacer con ellos. Algunos contienen información puntual, aplicable al momento; en lugar de dejarlos en la bandeja de entrada, toma la acción requerida (por ejemplo, anotar una cita en el calendario), y luego bórralos. Los que quieras conservar para referencia futura muévelos inmediatamente a una carpeta fuera de la bandeja de entrada. Yo la llamo “Referencia”. Después podrás buscar en ella los correos que necesites utilizando la herramienta de búsqueda de tu programa de correo.

Créeme, no necesitas complejos sistemas de sub-carpetas. Te harán perder mucho tiempo diseñando un sistema de clasificación, decidiendo dónde guardarlos y buscándolos cuando los necesites.

Procesa los correos sobre acciones y proyectos. Algunos correos son solicitudes, generalmente detonantes de nuevos proyectos (como buscar un proveedor de hosting), o nuevas acciones (como generar el reporte mensual de ventas). El procesamiento de este tipo de correos es muy sencillo: añade los elementos a las listas correspondientes de tu sistema GTD, y elimina el correo (salvo que se trate de una acción de menos de 2 minutos, en cuyo caso ni siquiera tendrás que actualizar tu sistema GTD).

La única excepción a esta regla la puedes hacer cuando el correo contenga información que necesites para llevar a cabo la acción o para dar comienzo al proyecto. En el primer caso, mueve el correo a una carpeta fuera de la bandeja de entrada, donde estarán todos los correos relacionados con las  actividades en marcha (yo la llamo “En marcha”). Una vez terminada la acción podrás borrarla o moverla a la carpeta “Referencia”, según sea el caso.

Si la información que contiene el correo es necesaria para iniciar un nuevo proyecto, yo lo movería directamente a la carpeta “Referencia”, especialmente si dispones de una buena utilidad de búsqueda. Otra alternativa es crear una carpeta para cada proyecto específico; aunque para mí eso complica demasiado las cosas, es cuestión de gustos.

Cancela las suscripciones a boletines que no lees. Evita que los correos que no quieres lleguen siquiera a tu cuenta. Es posible que haya unos cuántos boletines o feeds de blogs que te están llegando regularmente, y que ya no lees por falta de tiempo o de interés. No dejes que todos esos correos generen confusión en tu bandeja de entrada. Cancela tantas suscripciones como puedas.

Configura el filtro anti-spam. Para todo lo demás que no quieres y no puedas evitar recibir, configura la utilidad anti-spam de tu programa de correo para que no llegue a tu bandeja de entrada. Y sí, ello incluye los correos de amigos que no entienden que no quieres seguir recibiendo cadenas

Te recomiendo que empieces ahora mismo a “limpiar” la bandeja de entrada de tu correo. Dependiendo de la cantidad de correos que hayas acumulado a lo largo del tiempo, es posible que no puedas hacer la limpieza de una sola vez. Procura reservar sesiones de 30 minutos a lo largo de varios días, y en poco tiempo podrás disfrutar de las ventajas de tener una bandeja de correo limpia.

¿Mantienes tu bandeja de correo vacía todo el tiempo? ¿Qué trucos utilizas para conseguirlo? Compártelo con nosotros dejando un comentario.